DERS 1: MS OFFICE 2000 ORTAK İŞLEMLER

Ders sonunda yapabilecekleriniz:

• Uygulamaları çalıştırmak.
• Office Kısayol Çubuğunu (Shortcut Bar) Kullanmak
• Araç Çubuklarıyla çalışmak
• İletişim kutularıyla çalışmak.
• Mönülerle çalışmak
• Yardım almak ve Ofis Yardımcısı (Office Assistant) ile çalışmak
• Dosyaları yönetmek.
• Belgeleri Önizlemek ve Yazdırmak.
• Kes, Kopyala, Yapıştır - Topla-Yapıştır işlemlerini yapmak
• Geri Al ve Yeniden işlemlerini yapmak.

I. UYGULAMALARI BAŞLATMAK

Office 2000 içinde çok sayıda uygulama yer alır bunları başlatmak için genellikle ortak yollar izlenir:

A. PROGRAMLARI BAŞLATMAK

Bir programı başlatmak için, Başlat (Start) düğmesinden, Programlar (Programs) menüsü işaret edilir. Buradan istenilen programın üzerinde fare ile tıklanır.

Örneğin FrontPage 2000 programını çalıştırmak için;

Başlat (Start) düğmesine tıklayın, Programlar (Programs) menüsünü işaret edin.

Programlar menüsü açılacaktır. Buradan FrontPage programı üzerine tıklayın.

Bir programı başlattıktan sonra; o programı kullanabilirsiniz. Programın kullanımı bittikten sonra da programın kapatılması gerekir. Bu işlem için uygulamanın penceresinin sağ üst köşesinde yer alan kapatma (close) düğmesine tıklayın.

B. PROGRAMLARA KISAYOL OLUŞTURMAK

Sık kullandığınız bir programa ya da dosyaya erişmek onu başlatmak ya da açmak için onun kısayolunu oluşturabilir ve her an gözünüz önünde bulunsun diye Windows masaüstüne koyabilirsiniz.

Kısayol yaratmak için birçok yol izlenebilir. Bunlardan bir tanesi masaüstüne sağ tıklamak, ardından Yeni (New) seçeneğini işaret etmektir. Buradan Kısayol (Shortcut) seçeneği üzerinde tıklanır ve kısayolu yaratılacak programın exe dosyası (tür olarak uygulama olan dosya) yazılır ya da Gözat düğmesine tıklanarak seçilir.

NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Bütün hakları saklıdır. Ticari olarak kullanılamaz. Bakınız: www.farukcubukcu.com

Adı geçen ve telif haklı olan ürünler bilgi amaçlı olarak kullanılmıştır.

C. "BELGELERİM" MENÜSÜNÜ KULLANMAK

Başlat menüsünde yer alan Belgelerim (My Documents) menüsü uygulama ayırt etmeden alfabetik sırada son kullanılan 15 dosyayı listeler. Bu listeden istediğinize tıklayarak açabilirsiniz. Böylece uygulama ve çalışacağınız dosyayı başlatmış olursunuz.

D. "OFFİCE KISAYOL ÇUBUĞU" DÜĞMELERİNİ KULLANMAK

Office 2000 programlarını çalıştırmak için bir diğer yol ise Office Kısayol Çubuğu araç çubuğunu kullanmaktadır. Office 2000 kuruluşunun ardından bu araç çubuğu masaüstünün üzerine yerleşir. Buradan uygulamalar kolayca başlatılabileceği gibi. Yeni belge yaratma düğmesi ve diğer işlemler yer alır

Office 2000 kısayol çubuğunda şu düğmeler yer alır: Yeni Ofis Belgesi ve Ofis Belgesi Aç düğmeleri herhangi bir Office programı ile yeni bir belgeye başlamanızı ya da mevcut bir belgeyi açmanızı sağlar.

II. ARAÇ ÇUBUKLARIYLA ÇALIŞMAK

Araç çubukları tüm Office programları tarafından ortak şekilde kullanılan bir bölüm haline gelmiştir. Bütün Office 2000 programlarında Standart araç çubuğu vardır. Bu araç çubuğunda temel açma (Open), kaydetme (Save ve Save As), yazdırma (Print), kopyalama (Copy) gibi işlemler yer alır. Bunun dışında Formatting (Biçimleme) araç çubuğu gibi araç çubukları özellikle metin ya da diğer bileşenleri biçimlemek için kullanılır.

A. ARAÇ ÇUBUKLARINI GİZLEMEK VE YENİDEN GÖRÜNTÜLEMEK

Bir araç çubuğunu eklemek/çıkarmak için:

1. Görünüm (View) menüsünden Araç Çubukları (Toolbars) komutuna tıklanır.

2. İşaretli araç çubukları şu anda açık olan araç çubuklarıdır. İstenilen araç çubuğuna tıklanarak açılır ya da açık olan bir araç çubuğuna tıklanarak işareti kaldırılarak araç çubuğu ortamdan kaldırılır.

B. ARAÇ ÇUBUĞUNA DÜĞME EKLEMEK

Mevcut bir araç çubuğuna yeni bir düğme eklemek için yine Özelleştir (Customize) iletişim kutusu kullanılır.

1. Görünüm (View) menüsünden Araç Çubukları (Toolbars) komutu işaret edilir ve Özelleştir seçeneğine tıklanır.

2. Ardından Araç Çubukları sekmesi seçilir.

3. Komutlar (Commands) sekmesine tıklanır ve istenilen işlemler araç çubuğu üzerine fare ile sürüklenilerek bırakılır.

III. İLETİŞİM KUTULARIYLA ÇALIŞMAK

Bütün ofis uygulamalarında dosya açmak (open), kaydetmek (save) gibi işlemler için ortak iletişim kutuları kullanılır.

A. SAVE (KAYDET) İLETİŞİM KUTUSU

MS Word ya da Excel içinde yeni bir belgeyi yazdıktan sonra, yazılan bu metni sabit diskin üzerine belli bir adla kaydetmeniz gerekir. Kayıt işlemi belgeye bir ad vererek belgenin kalıcı olarak sabit diskinize kayıt edilmesini sağlar.

B. OPEN (AÇ) İLETİŞİM KUTUSU

Microsoft Word ya da Excel gibi bir uygulamayı başlattığınızda kaşınıza boş bir ekran gelir. Bu yeni belgede çalışabileceğiniz gibi, daha önce kaydedilen bir belge de açabilir ve üzerinde çalışabilirsiniz. Daha önce hazırlamış olduğunuz (var olan) bir belgeyi açmak için, Standart araç çubuğu üzerinde yer alan Open (Aç) düğmesine tıklayabilir ya da Dosya menüsünden, Aç (Open) komutunu kullanabilirsiniz.

IV. KISAYOL TUŞLARI

Kısayol tuşları özellikle deneyimli kullanıcıların tercih edeceği bir kullanım şeklidir. Kısayol tuşları (shortcut keys) yapılacak bir işlemi; örneğin bir kopyalama işlemini Edit (Düzen)  menüsünden Copy (Kopyala) komutu yerine CTRL+C tuşlarıyla yapmaktır.

NOT: Bu kullanımda CTRL tuşuna basılı tutarken C tuşuna basıldığına dikkat ediniz.

A. WİNDOWS İŞLETİM SİSTEMİNİN KISAYOL TUŞLARI

Windows işletim sisteminde yer alan kısayolların başında klavyeden bir ya da daha çok tuşa basarak yapılan işlemler gelir. Klavye kullanımında dikkat edilecek konulardan birisi tuş bileşimleridir. ALT+TAB ya da CTRL+F gibi artı işareti ile gösterilen tuş bileşimlerinin uygulanmasında bir tuşa basılı tutulurken diğer tuşa basılır.

Tablo: Yaygın kullanılan kısayol tuşları

Not: Klavyeler standart tuş takımları aracılığıyla metinlerin yazılmasını sağlarlar. Türkiye de Q ve F klavye kullanılabilir. Bu ayarlamalar Control Panel bölümünde Keyboard bölümünden yapılabilir.

B. MİCROSOFT OFFİCE 2000 KISAYOLLARI

Tablo: Bazı yararlı tuş  kombinasyonları

V. YARDIM ALMAK

Office 2000 de diğer Microsoft ürünleri gibi F1 tuşuna basılarak yardım sağlanan bir üründür. Yardım konularına ayrıca Yardım (Help) menüsünden de erişilebilir.

A. ASİSTAN

Office Asistanı, siz çalışırken ekranda gezen garip yaratığın adıdır. Değişik şekillere giren bu yardımcının üzerinde tıklayarak ona soru sorabilirsiniz. O da sorunuza yanıt olarak size yardım için hazırlanan metinleri getirecektir. Örneğin "Grafik yaratmak" gibi bir soruyu yazarak bir grafiği nasıl yaratacağınızı asistanınıza sorabilirsiniz.

B. HELP MENÜSÜ

Help (Yardım) menüsünden yararlanmak ise menü çubuğunda yer alan Help menüsü seçeneklerinden yararlanarak belli konular (contents) ve index (dizin) sisteminden yararlanarak istenilen konularda bilgi sahibi olabilirsiniz. Ya da Search düğmesine tıklayarak istediğiniz konuda arama yapabilirsiniz.

Contents (İçerik) Sekmesi:

Yardım içinde yer alan konuları gösterir.

Search (ara) Sekmesi:

İstediğini konun yardım içinde aranmasını sağlar. Örneğin tablo yazıp tablo konusundaki belgelere erişilir. İngilizce olarak (table). Ayrıca daha spesifik aramalar da yapılabilir.

"Tablo yaratmak"

ya da

"Create a table"

gibi konular aranabilir.

Index (Dizin) Sekmesi:

Yardım içindeki konuların alfabetik olarak listelendiği ve aranacak konuların kolayca bulunmasını sağlayan bir yerdir.

VI. KOPYALAMA VE TAŞIMA

Kopyalama (Copy) ve taşıma (Move) metin düzenleme sürecinde sık yaptığımız işlemlerdendir. Metnin bir parçasını aynı belge içinde ya da diğer bir belgeye taşımak ya da kopyalamak için bu işlemlere gereksinim duyarız.

A. KOPYALAMA İŞLEMİ 

Edit (Düzen) menüsünü kullanarak;

1.      1.      Kopyalanacak alanı seçin.

2.      2.      Edit (Düzen) menüsünden, Copy (Kopya) komutunu seçin.

3.      3.      Kopyalanacak yere fare ile tıklanır ya da  giriş noktası hedef bölgeye, ok tuşlarıyla gelinir.

4.      4.      Edit (Düzen) menüsünden, Paste (Yapıştır) seçeneği seçilir.

Klavyeyi kullanarak;

1.      1.      Kopyalanacak alanı seçin.

1.      NOT: Klavyeyi kullanarak seçim yapmak için, SHIFT tuşu basılı iken ok tuşlarına

2.      basarak, istediğiniz alanı seçin.

3.       

2.      2.      Kopyalama işlemi için CTRL+C tuşlarına basın.

3.      3.      Ok tuşları ile hedefe gidin.

4.      4.      CTRL+V tuşuna basın.

Farenin sağ tuşuna basarak çıkan ekrana gelen kısayol menüsü ile;

1.      1.      Kopyalanacak alanı seçin

2.      2.      Farenin imleci, seçilen alanın içinde iken, farenin sağ tuşuna basılır.

3.      3.      Çıkan Kısayol menüsünden Copy komutunu seçin.

4.      4.      Giriş noktasını kopyalanacak hedefe götürün.

5.      5.      Farenin sağ tuşuna basılarak çıkan, Kısayol menüsünden, Paste seçeneğini seçin.

B. TAŞIMA

Taşıma işlemi kopyalama işlemine çok benzer. Ancak işaretlenen metin yerinden alınıp diğer bir yere götürülür. Kopya işlemindeki gibi bir kopyası çıkarılmaz.

Edit (Düzen) menüsünü kullanarak;

1. Taşınacak alanı seçin.

2. Edit (Düzen) menüsünden, Cut (Kes) komutunu seçin.

3. Kopyalanacak yere fare ile tıklanır ya da  giriş noktası hedef bölgeye, ok tuşlarıyla gelinir.

4. Edit (Düzen) menüsünden, Paste (Yapıştır) seçeneği seçilir.

Klavyeyi kullanarak;

1. Taşınacak alanı seçin.

2. Kopyalama işlemi için CTRL+X tuşlarına basın.

3. Ok tuşları ile hedefe gidin.

4. CTRL+V tuşuna basın.

VII. YAZICILAR VE BASKI İŞLEMLERİ

Yazıcılar (printers) ve yazdırma işlemi (print), hazırladığımız belgelerin yazıcıya gönderilmesini sağlar. Ancak yazdırma işleminden önce kullanılacak yazıcının Windows'a tanıtılmış olması gerekir.

Yazdırma işleminin yapılacağı yazıcının konumuna göre yerel ve ağ üzerinde olması söz konusu olabilir. Kişisel kullanımda genellikle makineye bağlı olan yazıcıya yerel (lokal) yazıcı denir. Şirketlerde ise bir sunucuya ya da bu iş için kullanılan bir bilgisayara bağlı olan yazıcıya ağ yazıcısı (network printer) denir.

A. YAZICI KURMAK

Bir yazıcının kullanımı iki türlü olur. Kendi bilgisayarınıza bağlı olan yazıcıları kullanmak ya da başka bir bilgisayara (network üzerinde) bağlı olan yazıcıyı kullanmak.

Bu nedenle yazıcının kuruluşu da farklı olur.

• Kendi bilgisayarına bağlı (local) olan bir yazıcıyı kurmak
• Başka bir bilgisayara bağlı olan bir yazıcıyı kurmak

NOT: Bilgisayar takılan bir yazıcı, Windows işletim sistemi tarafından (Plug and Play özelliği ile) otomatik olarak tanınabilir. Eğer tanınmayan bir yazıcı ise o zaman yazıcısın sürücüsü kullanılır.

Bir yazıcıyı kurmak ve kullanmak için:

1. Başlat (Start) düğmesine tıklayın ve Ayarlar (Settings) menüsünü işaret edin. Ardından Yazıcılar (Printers) seçeneğini tıklayın.

2. Ardından Yazıcı Ekle (Add Printer) seçeneğini çift tıklayın. 

3. Yazıcının Yerel (Local) (kendi makinanıza) ya da Ağ (Network) mü (başka bir bilgisayara bağlı) olarak kullanılacağı seçilir.

4. Ardından yazıcının modeli seçilir. Örneğin HP Laserjet 4.

5. Ardından yazıcının takılacağı çıkış (port) seçilir. Örneğin LPT1.

B. YAZICI AYARLARI

Printers (Yazıcılar) klasöründen seçilen bir yazıcının özellikleri yazıcının çalışmasını düzenler.

Bu düzenlemeler şunlardır:

·           Çalışma zamanları.

·           Separator (ayırıcı) dosyalarının düzenlenmesi.

·           Çıkışın (port) seçilmesi.

·           Yazıcı işlemcisinin (processor) seçilmesi.

·           İşlerin önceliklerinin düzenlenmesi.

·           Paylaşımın düzenlenmesi.

·           Kullanım izinlerinin düzenlenmesi.

·           Yazıcı ile ilgili sayfa, çözünürlük vb. düzenlemeleri.

Yazıcının özellikleri Dosya (File) menüsünden ya da üzerinde sağ tuşa basarak elde edilir:

Gelişmiş (Advanced) tabında Yeni Sürücü (New Driver) düğmesi ile yazıcı sürücüsü değiştirilir. Separator Page düğmesi ile ayırıcı sayfa düzenlenir. Print Processor düğmesi ile de yazdırma işleminin tipi seçilir. Ports bölümünde çıkışlar düzenlenir.

Sharing (paylaşım) bölümünde ise yazıcının paylaşıma açık olup olmaması düzenlenir. Not Shared bir yazıcı paylaşılmayan bir yerel yazıcıdır. Shared yazıcı ise kendisine verilen bir adla diğer kullanıcılar tarafından (yine verilen izinler çerçevesinde) kullanılır.

Device Setting (Aygıt Ayarları) bölümünde ise yazıcıya özel sayfa büyüklükleri, çözünürlük vb ileri ayarlamalar yapılır.            

C. YAZDIRMA İŞİNİN YÖNETİMİ

Yazdırma işinin bir diğer konusu ise yazıcıdan yazdırılmakta olan işin takibidir. Uygulama programında yazıcıya yollanan iş yazıcı tarafından yazdırılırken Windows'un spool'unda bekler. Bu aşamada işler görüntülenebilir. İptal (cancel) edilebilir ya da durdurulabilir (pause).

·        ·        Cancel (İptal)

·        ·        Pause (Duraklat)

·        ·        Restart (Yeniden Başlat)

Yollanan işlemleri yönetmek için önce Start, Settings, Printers klasörü seçilir. Burada istenilen yazıcının üzerine fare ile çift tıklayarak yazıcıya yollanan işlerin durumu görülür. Bu işlemler Administrator ve diğer yönetim izni olan kişiler tarafından yapılır.

Yazıcıya yollana işin adı (name), durumu (status), sahibi (owner), kaç sayfa (pages) olduğu, büyüklüğü (size) vb bilgiler yer alır. Kullanıcı ya da sistem yöneticisi istediği işi seçerek durdurma, iptal ve diğer işlemleri yapabilir. Bu işlem için Document mönüsü ya da seçilen iş üzerinde farenin sağ tuşuna basılır.

GÖZDEN GEÇİRME

1. Office programlarının ortak görevlerini sayınız?

2. Office programlarının başlatılma şekillerini sayınız?

3. Help sisteminin standartlarını sayınız?

4. Bir uygulamadan kopyalanan bilgilerin diğer bir uygulamaya yapıştırılması mümkün müdür? Eğer mümkünse hangi uygulamalar arasında bu işlemler yapılır.

5. Hangi kısayol tuşları Office programlarında ortak olarak kullanılır? Örnek veriniz.

DERS 2: WORD BELGESİ OLUŞTURMAK

Amaçlar:

-Microsoft Word'ü başlatmak.

-Çalışma ortamını tanımak.

-Yardım almak.

I. GİRİŞ

Microsoft Word ©, ilk bakışta her türlü yazılarımızı yazacağımız, onları istediğimiz şekilde biçimlendirebileceğimiz ve yazıcı aracılığıyla kağıt üzerine bastırabileceğimiz bir programdır. Microsoft Office© ailesi içinde yer alır. Genellikle yüklenmesi de Office programı içinde olur. 

Bugün dünyada yüz milyonları aşan sayıda kullanıcısı olan bir programdır ve hemen her bilgisayar kullanıcının bildiği programlardandır diyebiliriz. Ancak daha etkin ve doğru kullanmak açısından kitaplara ve eğitime ihtiyacımız vardır. İşte bu bölümün amacı da size programı tanıtmaktır.

Microsoft Word ile yapabilecekleriniz:

-Mektup yazmak.

-Dilekçe vb. bütün yazışmalar.

-Raporlar düzenleme.

-Tablolar  (çizelgeler) hazırlamak.

-Toplu mektup yazmak.

-Adres etiketleri düzenleme

-Tez, kitap vb. yazmak.

-Gazete ve dergi hazırlamak.

-Özgeçmiş, faks başlığı vb. gibi resmi yazıları yazmak.

-Grafik çalışmaları, çizimler vb. yapmak.

-Web sayfaları hazırlamak.

-...

A. MİCROSOFT WORD'Ü BAŞLATMAK

Microsoft Word'ü başlatmak için Start (Başlat) menüsünden Programs'ı işaret etmek ve Microsoft Word'ü tıklamak gerekir. Program açıldıktan sonra menüleri, araç çubukları ve diğer kontrol araçlarıyla kullanılır. Bu işlemleri klavye ve farenizle yapacaksınız. Daha sonra, programı kapatmak için yine diğer Windows programlarında olduğu gibi penceresinin sağ köşesinde bulunan kapatma düğmesi çift tıklanır ya da File (Dosya) menüsünden Exit (Çıkış) komutu seçilir.

II. ÇALIŞMA ORTAMI

Microsoft Word programı çalıştırıldıktan sonra, çalışma ortamı olarak adlandırdığımız programın kullanıcı arabirimi ekrana gelir. Bu ortam üzerindeki menüler, araç çubukları ve diğer kontroller aracılığıyla program kullanılır. Aynı zamanda metinlerin yazılacağı ortam da bu çalışma ortamının içindedir.

ŞEKİL 2.1: MS WORD ÇALIŞMA ORTAMI

A. ÇALIŞMA ORTAMININ ELEMANLARI

Başlık Çubuğu:

Title Bar (Başlık Çubuğu), yazılan dosyanın adını taşır. Belgeyi ilk açtığınızda bir adı yoktur. Bu ad Word tarafından önce Document1 - Microsoft Word olarak verilir.

İPUCU: Bu belge adları geçici adlardır. Daha sonra belge kaydedileceği zaman (File menüsünden Save As... komutu ile) belgeye anlamlı bir ad verilir.

Menüler:

Menüler menü çubuğu üzerinde yer alır. Menu Bar (Menü Çubuğu), Word'ün sahip olduğu menüleri taşır. Fare ile menü başlıkları üzerine tıklanarak açılırlar. Ayrıca farenin uygun olmadığı durumlarda klavye ile de açılıp seçilebilirler. ALT tuşu ve menü adındaki altı çizili harfe basarak menüyü açabilirsiniz.

Araç Çubukları:

Toolbars (Araç Çubukları) işlemlerin bir düğmeye basarak yapılmasını sağlarlar. Word ortamında çok sayıda araç çubuğu vardır. 

Standard Araç Çubuğu:

Üzerinde Open (Aç), Save (Kaydet) ve Print (Yazdır) gibi genel kullanıma ait düğmeler bulunur. Bu araç çubuğu varsayım olarak ortamda yer alır.

Formatting Araç Çubuğu:

Üzerinde metin ya da  paragrafları biçimlemek için düğmeler bulunur. Yazı tipleri, büyüklükleri vb. özellikler bu araç çubuğu aracılığıyla verilir. Bu araç çubuğu varsayım olarak ortamda yer alır.

Ruler (Cetvel):

Word ortamında dikey ve yatay olmak üzere iki cetvel bulunur:

Horizontal Ruler (Yatay Cetvel):

Paragraf girintilerini, sekme (tab) ayarlarını belirlemek ya da kenar boşluklarını ayarlamak için kullanılır. Cetvel aracılığı ile yazılan sayfanın boyutlarını cm. ya da başka bir ölçü birimi ile görür ve denetleyebilirsiniz. Ayrıca paragraf girintileri, sütun genişlikleri vb. düzenlemeleri de cetvel üzerinde yapabilirsiniz.

İPUCU: Çalışma ekranında cetvelin görünüp görünmemesi View (Görünüm) menüsünden, Ruler (Cetvel) komutu ile sağlanabilir. Cetvel ölçüsünün cm ya da inch olarak ayarlayabilmek için ise; Tools (Araçlar) menüsünden, Options (Seçenekler) komutunu seçmelisiniz. Buradan General kısmını seçerek, Measurement Units listesinden düzenlemeyi yapmalısınız.

Vertical Ruler (Dikey Cetvel):

Sayfanın yukarıdan ve aşağıdan kenar boşluklarını ayarlamak ve metni düzenlemek için kullanılır.

NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.

Status Bar (Durum Çubuğu):

Araç çubukları üzerindeki düğmeler, menüler ve menü komutları hakkında açıklamaları ile Word'ün o anda ne yapmakta olduğunu; aktif belgeyle ilgili, sayfa sayısı (Page x) gibi bilgileri görüntüler.

Sayfa Görünümleri:

Word size belge penceresi içinde (yazım alanında) yazılan metnin görünümü için değişik seçenekler sunar. Kullanacağınız detaylara göre ortamdan daha iyi yararlanmak için uygun görünümü seçmeniz sizin yararınıza olacaktır.

Bu seçenekler şunlardır:

-Normal (varsayım olarak bu görünüm kullanılır)

-Web Layout

-Print Layout (Sayfa Düzeni)

-Outline (Anahat )

Bu görünüm biçimlerine geçmek için View (Görünüm) menüsünü kullanabileceğiniz gibi, belge penceresinin sol alt tarafındaki dört düğmeyi de kullanabilirsiniz.

Normal görünümü, Word'de varsayım olarak ve günlük işlerinizde (sadece yazı yazmak için) kullanılır. Yazıcıdan çıktı alınırken bu görünüme güvenilmemesi gerekir. Çünkü, ekrandaki görüntü ile metnin asıl görünüşü birbirine uymayabilir. Normal görünüm, yalnızca düz yazı gerektiren durumlarda kullanılmalıdır.

Print Layout görünümü (sayfa düzeni) ise; sütunların, çerçevelerin ve belge sayfalarının yazıcıdan çıkacağı şekilde (çıktı boyutlarında), ayrıntılı olarak görünmesini sağlar. Yazıcıdan çıktı alınırken kullanılması ve güvenilmesi gereken görünüm, sayfa düzeni görünümüdür. Ekranda ne görüyorsanız, yazıcı size aynısını verecektir.

NOT: En kullanışlı görünüm bu görünümdür.

Outline (ana hatlar) görünümü ise; metnin biçimine önem vermeden metinin ana başlık yapısını, düzeyli olarak gösterir. Bu görünüm için, yazının Style (Biçem) kullanılarak yazılması gereklidir. Style konusunda bu bölümde ve ileriki bölümlerde geniş bilgi bulabilirsiniz.

III. UYGULAMA

Microsoft Windows 9x ya da Windows 2000 işletim sistemi üzerinde MS Office 2000 yüklü bir bilgisayarda aşağıdaki uygulamaları yapın:

1. Microsoft Word'ü başlatın.

Start (Başlat) menüsünden Programs'ı işaret etmek ve Microsoft Word'ü tıklayın.

2. Microsoft Word'ü kapatın.

File (Dosya) menüsünden Exit'i seçin.

3. Değişik görünümleri (Views) kullanın.

4. F1 tuşuna basın ya da Help (Yardım) menüsünden Yardım'ı açın.

"şablon oluşturma"

"create a template"

Yazın. Listelenen konu inceleyin.

GÖZDEN GEÇİRME

1. Microsoft Word ile yapılacak işleri açıklayın.

2. Görünümler (views) nedir? Hangi görünümlerin ne işe yaradığını açıklayın.

3. Sayfa kesmeleri hangi görünümde görülür?

4. Office Assistant nasıl kaldırılır?

5. Microsoft Word ile yarattığımız bir belgenin diğer bir Microsoft Word ile açılması söz konusudur. Başka hangi programlar Word belgesini açabilir?

DERS 3: WORD'DE METİN YAZMAK

Amaçlar:

-Yeni bir belgede yapılacak ilk yazma işlemlerini açıklamak.

-Belge içinde hareket etmek.

-Metin kısımlarını seçmek.

I. METİN YAZMAK

Microsoft Word programı, bildiğimiz gibi bir metin oluşturmak ya da rapor yazmak gibi belli bir amaç için yazı yazmak için kullanılan bir programdır. Bu yazı yazma işi bir metin dosyasının (belge) düzenlenmesi şeklinde yapılır. Ardından yazılan yazıcı yazıcıdan çıktı olarak alınır.

Programın başlatılmasının ardından ekranda açılan yazma alanın başına fare ile tıklanarak yazmaya başlanır. Yazma işlemi klavyedeki tuşlara basarak yapılır.

Metnin yazılmaya başlandığı noktaya giriş noktası (insertion point) denir. Giriş noktası, klavyeden basılan tuşları metne ekler.

ŞEKİL: 3-1: Giriş Noktası

Ardından klavyedeki tuşlara basarak yazmaya başlanır. Satır sonlarına gelindiğinde ENTER tuşuna basılmaz. Bu işlemi Word otomatik olarak yapar. Ancak paragraf başı yapmak istediğinizde ENTER tuşuna basılır.

Örnek:

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Tarih: 12.31.2001

Sayı : İ.K./001

Sayın Ahmet Örnek

Örnek A.Ş.

İZMİR

Bilgi isteğinize teşekkür ederiz. 2002 yılında verdiğimiz eğitimlerini görüşlerinize sunuyorum.  Şirketinizi ilgilenilen konular ve ortalama kişi sayısı hesaplanarak genel bir fiyatlandırma yapılmıştır:

Saygılarımla,

Pazarlama Uzmanı

Ayşe Örnek.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOT: Word ortamında yazı yazarken dikkat edilecek konular:

Satır bittiğinde ENTER tuşu ile yeni satıra geçebilirsiniz. Yazmaya devam ettiğinizde, giriş noktası sağ kenara yaklaştığında, Word otomatik olarak sizi bir sonraki satıra geçirecektir. ENTER tuşuna yeni bir paragrafa başlamak için ya da boş bir satır bırakmak için basılır.

Yazma işlemi sırasında yeni bir paragrafa başlayacaksanız, o zaman ENTER tuşuna basmalısınız. Diğer bir deyişle ENTER ile bir paragrafı sonlandırırsınız.

A. BELGE ÜZERİNDE HAREKET ETMEK

Belge yazma ortamında yazınızı yazdıktan sonra; çoğalan satırlar üzerinde ileri/geri ya da sağa sola gitmek gerekir. Belge üzerinde; satırlar arasında yukarı/aşağı ya da satır üzerinde sağa/sola hareket edebilmek için dört yönde ok tuşları kullanılır.

Kullanıcı yazdığı belge üzerinde değişik yönlerde hareket ederek; giriş noktası olan * işaretini istediği yere konumlandırır ve yine yazmaya devam edebilir ya da yazdığı karakterleri değiştirebilir.

TABLO: Belge içinde hareket için, en çok kullanılan tuşlar.

Tuş                  İşlevi

------------------------------------------------------------------

ENTER                       Paragraf sonu yaparak yeni satıra geçme.

Yukarı ok        Bir satır yukarı

Aşağı ok          Bir satır aşağı

Sol ok              Bir karakter sola

Sağ ok             Bir karakter sağa

HOME           Satır başı

END                Satır sonuna

Page Down     Bir pencere aşağıya

Page Up                      Bir pencere yukarıya

B. UNDO (GERİ AL)

Word, kullanıcının yaptığı tüm yazma, düzenlemeleri ve biçimleme işlemlerini kaydeder ve gerektiğinde belli bir işleme geriye dönüşü sağlar ya da bu işlemlerin bir çoğunu iptal edebilir. Bu olanağa Undo (Geri Al) denir.

Yazarken yapılan yanlışları (yanlış tuşa basma ya da yanlış uygulanan bir komut) düzeltmenin en kolay yolu ondan vazgeçmektir! Bu işlem Undo (Geri Al) işlemiyle yapılır. Yapılan hatanın ardından araç çubuğundan Undo (Geri Al) düğmesine basılır ya da Edit (Düzen) menüsünden Undo (Geri Al) komutu kullanılır. Undo işlemi geriye doğru 100 adımdır.

NOT: Eğer son yaptığınız işlemi geri almak isterseniz, klavyeden CTRL+Z tuşuna ya da Standart araç çubuğundaki Undo düğmesine basabilirsiniz.

C. METİN PARÇASINI SEÇMEK

Metin yazarken bazı satırları ya da karakterleri silmeniz, bazı sözcüklerin altını çizmeniz, bazı sözcüklerin rengini değiştirmeniz, bazı satırların diğer bir sayfaya kopyalamanız gibi çok sayıda düzenleme işlemine gereksinim duyarsınız. İşte bu işlemlere başlamadan önce üzerinde işlem yapacağınız metin parçasını seçmeniz gerekir. Bu, bir karakter, bir sözcük, bir satır, bir paragraf ya da metnin tamamı olabilir.

Seçim işlemi bir ön işlemdir. Belgeyi oluşturan metinde istediğiniz bir yeri silinebilir ya da değiştirilebilirsiniz. Hangi metin parçası değiştirilmek isteniyorsa, o metin parçası önce seçilmelidir. Metin seçildikten sonra, istenen işlem yapılır. Örneğin kopyalama, biçimleme ya da silme. Seçilen metin kararacak, yani Windows ortamına bağlı olarak koyu zemin üzerinde görünecektir.

Seçilen bir metin parçasını silmek için klavyeden Delete tuşuna basılır. Yazdığınız metin parçalarını biçimlemek, silmek, kopyalamak, taşımak vb. bir işlem yapmak istediğiniz zaman önce, o metin parçasını seçmelisiniz.

Klavye ile; giriş noktasından başlayarak, SHIFT tuşuna basılı tutup, sağa ya da sola doğru ok tuşlarıyla seçim yapın.

Fare ile; karakterlerin başına ya da sonuna tıklayın. Farenin sol tuşuna basılı tutarak, istenilen yönde sürükleme yapın. Seçim sonunda farenin tuşunu bırakın. 

NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.

Sözcük Seçme:

Belge içindeki bir sözcüğü seçmek için, yine klavye ve fare ile olmak üzere değişik yollar vardır: Sözcük üzerine fare imleciyle ile çift tıklanabilir ya da sözcük fare ile başında sonuna kadar taranabilir.

Satır Seçme:

Seçim işlemi sırasında; belge üzerinde satırların seçiminde fare ile kullanılacak bir seçim alanı vardır. Bu alanın sol tarafta cetvel ile yazım alanının arasında kalan yarım santimlik bir sütun olarak tanımlayabiliriz.

Paragraf Seçme:

Paragraf, belli sayıda cümleden oluşan ve ENTER tuşu ile son bularak, yeni paragrafa geçilen bir metin parçasıdır. Paragraf seçimi için paragraf  içindeki herhangi bir sözcük üzerinde fare ile üç kez tıklanabilir ya da paragraf fare ile başında sonuna taranabilir.

UYGULAMA

Aşağıda yer alan bir teklif yazısını yazın:

------------------------------------------------------------------------------

Tarih: 23.01.2001

Sayın Yılmaz Örnek

Teklif isteğinize teşekkür ederiz.

20 saatlik Access2000 eğitimi ile ilgili ücretlendirme aşağıda belirtildiği gibidir. Bilgilerinize sunar, iyi çalışmalar dileriz.

Eğitimin Ücretlendirmesi:

Sınıf saat ücreti :  30.000.000.- + %17 KDV

Toplam ücret    : 600.000.000.- + +17 KDV

Not:

Eğitim süresinde değişiklik yapılabilir.

Eğitim gün ve saatleri istekleriniz doğrultusunda belirlenecektir.

Eğitim sonunda katılımcılara Microsoft'tan onaylı sertifika verilecektir.

Saygılarımla;

Ayşe Örnek

Eğitim Sorumlusu

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

İPUCU: Teklifi şimdilik böyle yazabilirsiniz, ancak unutmayın; daha sonra biçimlendireceksiniz!

GÖZDEN GEÇİRME

1. Giriş noktası nedir?

2. Metnin ortasına tıklayıp ekleme işleminde INS tuşunun önemi nedir?

3. Undo (Geri Al) işlemi nedir? Yararlarını açıklayın. Word 2000'de kaç adım geri alma işlemi yapılabiliyor?

4. Bir Word metninde cümleyi ve paragrafı tanımlayın ve bir cümle ve paragrafın nasıl seçileceğini anlatın.

DERS 4: WORD'DE METİN BİÇİMLEMEK

Amaçlar:

-Yazılan metinleri biçimlendirmek.

-Çeşitli biçimleme işlemlerini açıklamak.

I. BİÇİMLEME İŞLEMLERİ

Biçimleme (formatting) işlemi yazılan yazıların görünümünün değiştirilmesi anlamına gelir. Örneğin yazılan yazının rengi, fontu, gölgesi, zemini vb. Ancak, Word ile çalışırken unutmamanız gereken bir şey vardı: Önce yazılar yazılacak ardından biçimleme (formatlama) işlemleri yapılacak.

Biçimleme işlemlerinin başında yazılan yazıları seçmek ve yazı tiplerini değiştirmek gelir. Bunun yanı sıra yazıların Koyu (Bold), italik yapılması, yazı tipinin (font) değiştirilmesi gibi işlemler gelir.

A. KARAKTERLERİ BİÇİMLEMEK

Karakter biçimleme; seçilen karakterlerin ya da sözcüklerin yazıtipi, boyut, renk, vb. özelliklerinin düzenlenmesidir. Karakter biçimleme Font (Yazıtipi) iletişim kutusu aracılığıyla yapılan yazı tipi düzenlemeleriyle yapılır.

Bu işlem için Format (biçim) menüsünden Fonts (Yazı tipi) komutu kullanılır:

Şekil 4-1: Karakterleri Biçimlendirmek

B. BİÇİMLEME ARAÇ ÇUBUĞU

Biçimleme (Formatting) işlemlerinin çoğu biçimleme araç çubuğu aracılığıyla yapılır.

Yazı içinde bir karakterin büyüklüğü ifade eden tamsayıya Point (nokta) denir. Herhangi bir yazı tipinde, yazılan karakterlerin ve sözcüklerin büyüklükleri ayarlanabilir. Bu işlem için Font Size boyut liste kutusu kullanılır. Boyut liste kutusu da sağında yer alan ok düğmesine fare ile tıklanarak açılabilir. Buradan istediğiniz büyüklüğü, fare ile üzerine tıklayarak seçin.

Kalın, İtalik ve Alt çizgi:

Biçimleme düğmelerinden en çok kullanılan üçü; Bold (Kalın), Italic ve Underlined (altı çizgili) düğmeleridir. Seçilen metin üzerine bu etkileri yapmak için, biçimleme araç çubuğundaki bu düğmelere fare ile tıklanır.

Bu etkileri klavye ile yapmak isterseniz;  Alan seçildikten sonra, Ctrl+B tuşlarıyla kalın, Ctrl+I tuşlarıyla italik, Ctrl+A tuşlarıyla da alt çizgili yapılır.

NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.

Normal Yazı Biçimini Değiştirme:

Kullanıcı, eğer hiç bir düzenleme (bir biçimleme) yapmazsa, Normal style (biçem) ile belrlenen standartlarda yazar. Bu da Times New Roman yazı tipi ve 10 büyüklüğünde bir yazı biçimidir.

Normal stilinin özellikleri:

-Times New Roman yazı biçimi

-11 nokta boyutunda

-Sola yaslı bir paragraf düzeni

-Satır aralarında birer satır boşluk

Format (biçim) menüsünden Font (Yazıtipi) komutu ile yapılan düzenlemelerin Normal biçemini değiştirmesi ve bundan sonraki yazılarda geçerli olmasını isterseniz, o zaman Font iletişim kutusu üzerindeki, Default düğmesine basmanız gerekir. Bu işlemin ardından; bir mesaj verilerek kullanıcı uyarılır.

C. PARAGRAFLARI BİÇİMLEMEK

Bir paragraf, belli sayıda cümleden oluşan bir metin parçasıdır. Ancak Word için bir paragraf, belli sayıda cümleden oluşmayabilir. Önemli olan ENTER tuşuna basılarak satıra son verilmesi ve bir sonraki satıra geçilmesidir.

Kullanıcı, paragraf biçimlemesi olarak aşağıdaki işlemleri yapabilir;

-Hizalama

-Sağdan soldan içeri

-Birinci satırdan içeri

-Paragraf içinde sekmeler

-Satırlar arasında boşluk

Paragraf düzenlemede genellikle Format (Biçim) menüsünden Paragraph (Paragraf) komutu ile elde edilen iletişim kutusu, formatting araç çubuğu ya da tuşlar kullanılır.

Aşağıdaki tablo Paragraf iletişim kutusu içindeki seçenekleri açıklamaktadır:

Seçenek                                             Açıklama

Alingment (Hizalama)                           Paragrafın sağdan (right), ortadan (centered), soldan (left) ya da iki taraftan (justified) hizalı olmasını sağlar.

Indentation (Girinti)                              Soldan: Paragrafın soldan girintisi

Sağdan : Paragrafın sağdan girintisi

Özel     : Paragrafın ilk satırının girintisi.

Değer  : Özel seçeneğinin değeri

Spacing (Aralık)                                  Önce    : Paragraftan önceki aralık

Sonra   : Paragraftan sonraki aralık

Satır Aralığı      : Satır aralığı

Değer  : Satır aralığının değeri

Girinti (indentation), paragrafın sağından, solundan ve istenirse birinci satırından içeriye doğru belli bir uzunlukta boşluk bırakarak yazılmasıdır.

İPUCU: Paragraf biçimlemek için araç çubuğundaki sağa, sola ve iki yana yaslamak için bulunan düğmeler kullanılır. Bu işleme yazılarımızda yaygın gereksinim duyarız. Sola yaslamak ve iki yana yaslamak genellikle tercih edilen iki biçimleme işlemidir.

UYGULAMA

Aşağıdaki şu şekilde biçimleyin:

Tarih: 12.31.2001

Sayı : İ.K./001

Sayın Ahmet Örnek

Örnek A.Ş.

İZMİR

Bilgi isteğinize teşekkür ederiz. 2002 yılında verdiğimiz eğitimlerini görüşlerinize sunuyorum.  Şirketinizi ilgilenilen konular ve ortalama kişi sayısı hesaplanarak genel bir fiyatlandırma yapılmıştır:

Saygılarımla,

Pazarlama Uzmanı

Ayşe Örnek.

Formatlama:

Sekmeler (tab): Tarih ve sayı sözcüklerinin sekmesini sağ tarafa doğru ilerletin.

Yazı tipi: Aril olarak değiştirin.

Boyutlar: 12 yapın.

Hizalama: Paragrafı sola hizalayın.

Girinti: Birinci satırı biraz içerden başlayacak şekilde düzenleyin.

GÖZDEN GEÇİRME

1. Biçimleme araç çubuğunda yer alan sık kullanılan biçimleme araçlarını sayın.

2. Biçimlemenin önemini açıklayın?

3. Yazılarınızı sola, sağa ya da iki yana yaslı olmak üzere hangi paragraf biçimini seçerdiniz?

DERS 5: WORD'DE SAYFA TASARIMI

Amaçlar:

-Sayfa düzenini konularını açıklamak.

-Sayfaların boyutlarını ayarlamak.

-Sayfaları numaralandırmak.

I. SAYFA YAPISI (PAGE SETUP)

Bildiğimiz gibi Microsoft Word©  kullanarak bir belgeyi hazırlamaya çalışıyoruz. Ve bu yazı genellikle bir kağıt üzerinde de çıktı olarak karşımıza gelecek. Ancak nasıl bir kağıt üzerinde bu yazıyı yazıyoruz? Kağıdın boyu, eni, türü vb. ne olacak? İşte bu düzenlemeler sayfa düzeni ya da sayfa yapısı konusu içinde yer alır. Bu konuda bunları ele alacağız.

Page Setup (Sayfa Yapısı) düzenlemeleri yazıcıdan basılacak olan kağıdın fddüzenlenmesidir. Aynı zamanda metin yazılacak alanı belirler.

Bu işlem işlemler için File (Dosya) menüsünden Page Setup (Sayfa Yapısı) komutu ile yapılır. Ekrana gelen sayfa yapısı iletişim kutusunda dört ana bölüm vardır. Bu bölümler: Margins (Kenar Boşlukları), Paper Size (Kağıt Boyutu), Paper Source (Kağıt Kaynağı) ve Layout (Düzen) olarak adlandırılır.

Kenar Boşlukları (Margins) sekmesinde çıktı kağıt alanı üzerinde yazı alanını, Footer (Altbilgi) ve Header (Üstbilgi) yeri düzenlenir. Margins metin alanı ile kağıt sınırları arasındaki boşlukları tanımlar. Sınırlar belge içindeki tüm sayfaları etkiler. Word, belli varsayım değerleri olarak, sınırlara sahiptir ve sizin bunları istediği gibi değiştirmenize izin verir.

Kenar boşluğu değerleri, kağıdın üzerindeki, metin alanını belirlerler. Bu değerler ne kadar büyük olursa, yazım alanı o kadar küçük olacaktır. Yine aynı şekilde, bu değerler değerleri ne kadar küçük olursa, kağıt üzerindeki yazım alanı o kadar büyük olacaktır.

Ayarlanabilir sınır değerleri:

Top (Üst); kağıdın üst tarafından bırakılacak boşluk.

Bottom (Alt); kağıdın alt tarafından bırakılacak boşluk.

Left (Sol); kağıdın sol tarafından bırakılacak boşluk.

Right (Sağ); kağıdın sağ tarafından bırakılacak boşluk.

Gutter (Cilt Payı); kağıdın sol tarafından bırakılacak cilt boşluğu.

Header (Üstbilgi); Üstbilgi alanının sayfanın üst kenarından olan uzaklığı

Footer (Altbilgi);Altbilgi alanının sayfanın alt kenarından olan uzaklığı

Page Setup (Sayfa Yapısı) iletişim kutusunun ikinci sekmesinde Paper Size (Sayfa Boyutu) bilgileri yer alır. Kağıt boyutu genellikle A4 olarak seçilmelidir. Kağıt alanı tanımlı yazıcıya bağlı olarak kullanıcıya listelenir. Kullanıcı bunlardan birisini seçer. Seçilen kağıt tipine göre ekrana gelen Height (Yükseklik) ve Width (Genişlik) değerleri istenirse değiştirilir.

NOT: Eğer A4 seçeneği listede görülmüyorsa yazıcı tanımlamalarını kontrol edin.

Bunun dışında bir de kağıdın yerleşim biçimi vardır. Orientation (Yönlendirme), Portrait (Dikey) ve Landscape (Yatay) olmak üzere seçilebilir. Word, normal olarak size, düşey yerleşimli bir A4 kağıdını sunar. Ancak yine istenirse bunları değiştirebilirsiniz.

Kağıdın klasik olarak kullanımı, düşey kullanımı anlamındadır. Yani, bir dilekçe yazmak ya da kağıdın dikdörtgen olarak, dik tutularak kullanılması onun düşey kullanımı anlamındadır.

Yatay kullanım ise, genellikle bir çizelge vb. geniş biçimde hazırlanan belgeler için kullanılabilir.

Sayfa yönelimini değiştirmek:

Belge ve yazıcıdaki çalışma sayfasının yönelimini (yerleşimini) değiştirmek için:

1. File (Dosya) menüsünden Page Setup (Sayfa Yapısı) komutunu seçin.

2. Ekrana gelen iletişim kutusundan Paper Size sekmesine tıklayın.

3. Orientation (Yönlendirme) alanında Portrait (Dikey) Landscape (Yatay) satırlarınının başlarından bulunan radyo düğmelerinin birine tıklayın.

UYGULAMA

1. Yazdığınız belgenin sayfa düzenini şu şekilde tasarlayın:

Margins (Kenar Boşlukları)

Sayfanın kağıt üzerindeki net yazı alanını, diğer bir deyişle kenardan boşluklarını şu şekilde düzenleyin.

NOT: Ölçü Inch ise bunu Tools/Options'dan cm olarak değiştirebilirsiniz:

Üst: 2 cm

Alt: 2 cm.

Sağ: 2 cm

Sol 3 cm

NOT: Sol kenarda daha fazla boşluk bırakırsanız kağıtların ciltlenmesi daha kolay olur.

Paper Size (Kağıt Boyutu)

Kağıt boyutunu genellikle A4 olarak kullanın. Bu yazıcıların da bu belgeyi kolayca yazmasını sağlar.

Standart A4 kağıdının boyutları:

Genişlik: 21 cm.

Yükseklik: 29,7

NOT: Özel boyutlu kağıtlara çıktı alacağınız zaman bu boyutları değiştirebilirsiniz.

NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.

GÖZDEN GEÇİRME

1. Bir A4 kağıdının boyutlarını biliyor musunuz?

2. Hangi durumlarda yatay (landscape) kağıt yönelimi kullanımı söz konusudur?

3. A4 kağıdı dışında bildiğiniz diğer kağıt boyutlar varmı? (A0 ya da A3 gibi)

DERS 6: WORD'DE TABLO OLUŞTURMAK

Amaçlar:

-Bir tablo yaratmak.

-Tabloları biçimlemek.

-Tabloları yeniden düzenlemek.

I. TABLO YARATMAK

Özellikle şirketlerde yazdığımız yazılarda ve raporlarda tablolara çok yer veririz. Örneğin bir ücret tablosu yaparak kişilerin aldığı ücretleri gösteririz. Excel gibi bütçeleme vb. işlemlerini Word ile tablolar aracılığıyla yapabiliriz.

Tablolar belli sayıda sütündan (columns) ve satırdan (rows) oluşur. Ve genellikle belli bir amaca yönelik bilgi vermeyi amaçlar.

Örneğin bir tatil ilanı tablo olarak yazılırsa daha kolay anlaşılabilir:

Kalacağınız Otel        3 gece fiyatı               4 gece fiyatı

A Otel                                     200$               210$

B Otel                                     210$               22$

C Otel                                     220$               230$

Bir tablo yaratmadan önce, tablonun kaç satır ve sütundan oluşacağı bilinmelidir. Daha sonra Standard araç çubuğundaki Insert Table (Tablo Ekle) düğmesi ya da Table (Tablo) menüsündeki komutlar yardımıyla tablo yaratılır.

NOT: Bir anımı sizlerle paylaşmak istiyorum: Word ve yazılı raporlar o kadar önemlidi, zamanın birinde Üniversite hocaları, en iyi tabloyu yapana en iyi notu verirlerdi.

A. ARAÇ ÇUBUĞUNDAN TABLO YARATMAK

Tablo yaratmadan önce ekrandaki giriş noktası, tablonun ekleneceği satır başına getirilir. Daha sonra araç çubuğunda yer alan Insert Table düğmesine tıklanır. Bu düğmeye tıklandığında açılan ızgara alanından fareye tıklamadan sadece sürükleyerek istenilen sayıda sütün ve satır seçilir.

Buradan istenilen satır ve sütun sayısındaki tablo fare ile taranarak işaretlenir. Örneğin tablonuzda üç sütün yer alacaksa üç sütün fare ileseçilmelidir. Ancak unutmayın ki tablonun bu şekilde ortaya çıkarılmasının ardından istediğiniz kadar yeni satır ve sütunu tabloya ekleyebilirsiniz.

B. TABLE (TABLO) MENÜSÜ

Bir tablo yaratma işlemi Table (Tablo) menüsünden de yapılabilir. Bu işlem için Table menüsünden  Insert menüsü  ve Table komutu kullanılır.

Bu işlemin ardından tablonun satır ve sütün sayısını girebileceğiniz iletişim kutusu ekrana gelecektir.

Bir tablo yaratmak:

1. Table menüsünden  Insert Table (tablo ekle) komutunu seçiniz.

     Insert Table iletişim kutusu görüntülenecektir.

2. Number of Columns satırına sütun sayısını

3. Number of Rows satırına satır sayısını yazınız.

C. TABLOYA VERİ GİRMEK

Yarattığınız tablo hücrelerine veri girişi yapabilirsiniz. Hücreler arası geçişteTAB tuşunu kullanabilirsiniz. Ayrıca istediğiz hücrenin içine fare ile de tıklayabilirsiniz. Hücre içinde ilerlemeyi ise ok tuşlarıyla yapabilirsiniz.

D. TABLOYA SATIR, SÜTUN EKLEME VE ÇIKARMAK

Mevcut tablonun düzenini değiştirmek istiyorsunuz. Yeni bir sütün daha eklemek ya da çıkarmak istediğinizde şu işlemleri yapmanız gerekir:

1. Yeni satır ekleyeceğiniz satırın altında olmasını istediğiniz satırı ya da ekleyeceğiniz sütunun sağında yer alacak sütunu seçin. İsterseniz birden fazla satır ya da sütun seçerek, bir seferde birden fazla sütun ya da satır ekleyebilirsiniz.

2. Table menüsünden Insert komutunu ve Rows Above ya da Columns to . seçeneğini seçin.

İpucu: Tablonun en sonuna bir satır eklemenin en kolay yolu, en son satırın en sağındaki hücreye gidip Tab tuşuna basmaktır.

1. Tablodan bir satır ya da sütunu çıkarmak (silmek) içinde benzer yol izlenir. Önce sileceğiniz satır ya da sütun seçilir.

2. Table menüsünden Delete komutunu ve Column ya da Row seçeneği seçilir.

E. HÜCRELERİ BİRLEŞTİRME (MERGE) VE BÖLME (SPLİT)

Aynı satır üzerinde yanyana duran hücreler, istenirse Merge (Birleştirme) işlemi ile tek hücre haline getirilebilirler. Örneğin, birden fazla kolonu altında toplayan bir başlık yaratmak için kullanılabilir. Hücreler yalnızca yatay olarak birleştirilebilirler:

Hücreleri birleştirebilmek için; ilk önce birleştirilecek hücreler seçilir. Daha sonra, Table menüsünden Merge Cells (Hücreleri Birleştir) komutu uygulanır. Seçilen hücreler tek bir hücre haline gelmiştir. Eğer birleştirilecek hücreler içinde veriler varsa, o zaman veriler ayrı paragraflar halinde hücre içinde alt alta sıralanırlar.

Örnek: Merge (Birleştirme) işlemi

1. Alanı seçin.

2. Table (Tablo), Merge Cells (Hücreleri Birleştir)

Tam tersine, bir ya da birkaç hücreyi (yine yatay olarak) bölmek istediğinizde Split Cells komutunu kullanmalısınız. Yapmanız gereken, bölünecek hücreleri seçtikten sonra Table menüsünden Split Cells komutunu kullanmaktır.

UYGULAMA

Tablo yaratın:

Ad, soyad, adres ve ili bilgilerini içerecek şekilde:

4 sütün ve 5 satırdan oluşan bir tablo yaratın. Fare ile tablo sütunlarının genişliklerini ayarlayın. Tabloya veri girin. Tabloya yeni satırlar ekleyin.

Genişletmek:

Yarattığınız tabloda araya sütun satır eklemek, yeni sütün satır eklemek gibi işlemleri yapın.

GÖZDEN GEÇİRME

1. Tabloların amacı nedir? Kendi gereksinimlerinizden örnekleyerek açıklayınız?

2. Yeni bir satır eklemek için yapılacak işlemleri sıralayın.